Puoi inoltrare una richiesta di prestito temporaneo alla PEC del Servizio Biblioteche e Archivio Storico in tempo utile per ottenere la necessaria autorizzazione della Soprintendenza Archivistica e Bibliografica dell’Emilia-Romagna, ovvero almeno 4 mesi prima della data prevista per l’inaugurazione.

La richiesta deve contenere:
  • titolo della mostra, luogo, durata
  • elenco dei documenti chiesti in prestito e loro dati identificativi
  • indicazione del responsabile della custodia dei beni in prestito
  • l’impegno a stipulare una polizza assicurativa secondo la formula “da chiodo a chiodo” per il valore che verrà indicato dall’Archivio
Alla richiesta devi allegare:
  • il progetto tecnico-scientifico della mostra
  • il facility report dello spazio espositivo, ossia la scheda tecnica contenente informazioni di dettaglio sui sistemi di controllo del microclima e di registrazione dei valori ambientali, sui sistemi di sicurezza, antifurto, antincendio e piani di evacuazione, ecc.
  • le schede di prestito per ogni documento
In generale è necessario garantire:
  • adeguate condizioni di imballaggio e di trasporto dei materiali
  • vigilanza permanente nella sede di esposizione
  • adeguati sistemi di prevenzione ed estinzione degli incendi
  • controlli ambientali dell’umidità (umidità relativa entro il 50/60%)
  • temperatura tra i 16° e 20° C
  • illuminazione indiretta intorno ai 50 lux
  • illuminazione fredda in caso di riprese fotografiche, cinematografiche o televisive
  • esposizione dei beni in teche con vetri antisfondamento, con ricambio d’aria
  • allestimento privo di elementi che possano danneggiare i beni (chiodi, puntine da disegno, collanti, ecc.)

Qualora non fosse già presente, dovrai fare a tue spese una copia digitale di sicurezza dei beni chiesti in prestito e consegnarla all’Archivio.

Di norma la Soprintendenza autorizza l’esposizione al massimo per 90 giorni, al fine di ridurre al minimo il degrado dei beni conseguente all’esposizione stessa.


Archivio Storico


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